Fortnox

Sverigeledande på webbaserad bokföring och fakturering | Fortnox

Läs mer om Fortnox

GKS Grafiskt KalkylSystem | Fortnox Integration

Läs mer om integrationen

Överför frisläppta order från GKS till Fortnox för fakturering och vidare bokföring.

Funktionalitet

• Fakturanummerräknaren från Fortnox kommer användas.

• Finns inte kunden i Fortnox kommer den att skapas i samband med första fakturan med följande uppgifter:

  • Kundnummer

  • Namn

  • Organisationsnummer

  • E-mail för fakturor

  • Landskod

  • Valuta

  • Fakturans leveranssätt (Utskrift eller E-post).

  Finns kunden redan (baserat på kundnummer) uppdateras istället kunden i Fortnox vid alla efterföljande fakturor som skapas i Fortnox med följande uppgifter:

  • Namn

  • Organisationsnummer

  • E-mail för fakturor

  • Landskod

  • Valuta

• Finns inte betalningsvillkor eller valuta från ordern skapas dessa i Fortnox.

• Faktura skapas i Fortnox med uppgifter:

  • Kundnamn och kundnummer

  • Postadress

  • Fakturadatum och förfallodatum

  • Betalningsvillkor dagar

  • Valuta och valutakurs

  • Er referens (inkl. elektroniskt referens) och Vår referens

  • Ert ordernr (Beställningsnummer)

  • Fakturarader:

    • Försäljningskonto

    • Antal. Sätts alltid till 1.

    • Pris

    • Beskrivning

    • Momssats

    • Resultatenhet

• Till fakturan (PDF) bifogas en bilaga med produktspecifikation över beställda trycksaker. Möjlighet finns att inaktivera detta för enskilda kunder.

• Fakturan kan frivilligt även bokföras automatiskt i Fortnox.

• Fortnox kommer utföra eventuell öresavrundning med det konto som är angivit i Fortnox.

• Fakturadatum sätts normalt till dagens datum men kan ändras i klienten före överföring.

Fakturans utseende

Nedan visas ett exempel på hur en faktura ser ut i Fortnox. Denna faktura kan sedan skickas till kunden via e-post eller som ett fysiskt brev:

143KB

FakturaFortnox.pdf

pdf

Exempel på en faktura i Fortnox med detaljerad produktspecifikation.

Begränsningar

• Fortnox kräver ett À-pris med maximalt två decimaler på en fakturarader med belopp. Läs mer hur detta hanteras under rubriken À-pris.
• Fortnox tillåter att text på en fakturarad få ha maximalt 256 tecken. Orderrader med mer text kommer att trunkeras.

• Enbart förutbestämda försäljningskonton från Fortnox kommer att tillsättas fakturaraderna utefter orderns momssats och exportflaggor. Ev. konton satta på orderrader kommer ignoreras. De förutbestämda försäljningskontona är:

  • Försäljning inom, Sverige 25% moms

  • Försäljning inom, Sverige 6% moms

  • Försäljning inom, Sverige momsfritt

  • Försäljning export

  • Försäljning export, EU

• Fortnox har inte stöd för att ange ett annat konteringsdatum/bokföringsdatum än fakturadatumet. Fakturan kommer alltid att bokföras på samma datum som fakturadatumet.

• Fortnox har inte stöd för att rapportera fakturaradens belopp uppdelat över en resultatdimension. Statistikunderlag som produkten pris fördelat över resultatenheter skickas inte över.

• Fortnox tillåter endast följande tecken i kundnummer: a-ö , A-Ö, 0-9, _,/,+,-

  Observera att mellanslag och andra specialtecken inte är tillåtna. Otillåtna tecken kan hanteras inför driftsättning genom att ersätta dem med godkända tecken via databasscript.

• Orderradens resultatenhet förs över till fakturaradens Kostnadsställe (Ks) i Fortnox. För produktrader sätts kostnadsstället till TS Trycksaker. För rabattrader sätts kostnadsstället RA Rabatt. Finns inte kostnadsstället i Fortnox skapas det i registret. Befintliga kostnadsställen hålls uppdaterade i Fortnox med kod och beskrivning. Önskas denna funktion behöver följande inställning i Fortnox sättas: Inställningar > Fakturering > Kostnadsställen > Aktivera stöd för kostnadsställe: JA.

À-pris och avrundningar

I GKS går det att ange antal och summa utan att uppge ett À-pris. Fortnox kräver däremot ett À-pris med maximalt två decimaler.

Trycksaker kan ha ett lämnat pris och en upplaga (ex) som inte går jämt ut. Dvs. ett uträknat À-pris skulle få mer än två decimaler.

Ett À-pris kan också vara missvisande för en kund om kunden tror att det är ett följandepris vilket inte är fallet för trycksaker med stora intagskostnader.

För egna orderrader går det i GKS att ha mer än 2 decimaler.

För att hantera detta och säkerställa att radsumman motsvarar det lämnade priset sätts antal (Lev ant) alltid till 1 och À-pris till det lämnade priset. Upplagan uppges istället i radens benämning, t.ex. (2000 ex). För egna orderrader krävs att du angett en enhet, t.ex. st, för att antalet ska skrivas ut.

Benämning               Lev ant        À-pris         Summa
Tidningsnytt (2000 ex)        1     10 999,00     10 999,00

Kom igång

Beställ integration

1. Logga in i Fortnox. Det krävs att du har licenser för Fortnox-modulerna Bokföring, Fakturering och Integration. Modulerna ingår i paketen Bas, Standard och Plus. Se Fortnox:s prislista.
2. Klicka på Marknadsplats (shopping bag ikon) i menyn.

3. Välj fliken Integrationer.

4. Sök efter integrationen: GKS

5. Klicka på knappen Köp hos integratör.

6. Du tas nu till Simuteks landningssida för Fortnox.

7. Fyll i formuläret längst ned och klicka Beställ.

Aktivera Fortnox i GKS

Efter beställning får du inom ett dygn ett välkomstmejl från GKS. I detta mejl får du dina inloggningsuppgifter och länk för att aktivera kopplingen.

1. Logga in i GKS Online.

2. Välj i menyn Invoicing > Settings.

3. Sätt Economy system till Fortnox.

4. Fyll i de fem olika försäljningskonton som ni använder er av i Fortnox.

5. Klicka på knappen SAVE.

6. Klicka på knappen Activate Fortnox.

7. Du tas nu till inloggningssidan hos Fortnox.

   Fyll i dina inloggningsuppgifter hos Fortnox och klicka LOGGA IN.

8. Klicka på knappen GODKÄNN BEHÖRIGHET.

9. Du tas tillbaka till GKS och får ett meddelande om att integrationen aktiverats.

10. Skicka nu över en order via GKS3 Invoicing för att bekräfta att det fungerar. Detta bör ske inom 10 minuter från att integrationen aktiverades.

Det går att logga in i Fortnox både som en användare eller konsult när du aktiverar integrationen. Om du är inloggad som konsult ska du först välja din byrå i listan över företag och därefter företaget du företräder. Slutligen klickar du på GODKÄNN BEHÖRIGHET.

Checklista igångkörning

Inför uppstartsmötet behöver du ha tillgång till följande:

• Du sitter vid en dator med snabbhjälp.
• Du kan starta och köra GKS3 från samma dator.

• Du kan logga in till Fortnox med ditt egna konto.

• Du har noterat vad nästa fakturanummer förväntas bli.

• Det finns en frisläppt order som är klar att föras över till Fortnox.

Vi går igenom följande steg under genomgången:

1. Skicka följande uppgifter till Simutek:

   1. Vilka olika försäljningskontonummer som ska användas (5 st)

   2. Namn och e-post till de användare som ska utföra fakturering/överföring (minst 1 användare).

2. Följande moduler måste vara aktiverade i Fortnox:

   1. Faktuering

   2. Bokföring

3. Ändra inställning i Fortnox. Inställningar > Fakturering > Registreringsvy > Öresutjämning: Närmaste krona.

4. Kontrollera fakturanummerräknaren i Fortnox. Ändra den vid behov till vad nästa fakturanummer önskas bli via menyval: Inställningar > Fakturering > Nummerserier och OCR > Kundfaktura.

5. Gå till Meny > Fakturering. Kör igenom välkomstguide om Fortnox är nytt.

6. Kontrollera verifikationsserie för Kund: Inställningar > Fakturering > Verifikationsserier > Kundfakturor. Sätts normalt till K.

7. Kontrollera att bokföringen är förberedd. Dvs. att rätt räkenskapsår är aktiverat och att kontoplan i Fortnox är korrekt.

8. Ändra inställning i GKS: Systeminställningar > System > Kundregister > Landskod tvingande. Alla kunder behöver ha en landskod vald i kundregistret. Om många kunder saknar landskod kan Simutek skapa ett script som t.ex. sätter SE på alla kunder utan landskod.

9. Kontrollera att alla befintliga fakturor har förts över till Fortnox enligt den gamla metoden. Notera vad det senaste fakturanumret är.

10. Ta bort användarbehörigheter till faktureringsskärmen (Kund/Fakturera, Kund/Räntefakturera) i GKS3. Den vanliga fakturaskärmen i GKS3 kommer inte att användas längre eftersom fakturorna kommer att skapas i Fortnox.

11. Installation av ny GKS-faktureringsskärm på klienter.
12. Välj ut en första order som kan frisläppas från GKS3 och faktureras i Fortnox.

13. Överför ordern och kontrollera att den kommit in enligt förväntan i Fortnox.

14. Förhandsgranska fakturan från GKS3.

Frågor och svar

Hur gör jag för att filtrera fakturalistan till enbart icke skickade?

Gör såhär:

1. Gå till Fakturering > Kundfakturor.

2. Klicka på Utökad sökning.

3. Välj Visa skickade fakturor: Ej skickade

4. Klicka Sök.

Hur markerar jag samtliga kundfakturor i listan som skickade?

Gör såhär:

1. Sök upp alla kundfakturor som är icke skickade enligt ovan.

2. Markera alla genom att klicka i kryssrutan längst upp till vänster i tabellrubriken.

3. Välj Distributionssätt: Utskrift

4. Klicka Skicka (ej Bokför & Skicka). Vänta medan bearbetning pågår. När det är klart öppnas en PDF med en sida per faktura. Denna utskrift kan du stänga. Får du en fråga i en ruta "Vill du fortsätta massbearbeta ditt urval, klicka här" väljer du att fortsätta.

5. Sök upp alla icke skickade kundfakturor på nytt. Skulle listan fortsatt inte vara tom får du göra om processen från steg 1.

Vad betyder felmeddelandet "Description must not be empty unless both quantity and price is zero"?

Fortnox tillåter inte att en fakturarad saknar benämning om den har ett antal eller belopp. Detta kan uppstå om en orderrad saknar benämning i GKS3 eller om en produkt saknar benämning.

Gör såhär i GKS3 för att lösa problemet:

1. Öppna ordern i GKS3.

2. Klicka på Häv frisläpp.

3. Om friorder, kontrollera alla orderrader med antal eller belopp. Säkerställ att de har en benämning.

4. Om tillverkningsorder, gå till alla produktflikar utan namn. Klicka på knappen Döp och ge dem ett namn.

5. Gå till fliken 1. Specifikation > Fria orderrader. Kontrollera alla orderrader med antal eller belopp. Säkerställ att de har en benämning.

6. Klicka Spara och sedan Frisläpp.

7. Nu kan du försöka skicka över ordern igen till Fortnox!

Kan jag ändra distributionssätt för alla befintliga kunder i Fortnox från Utskrift till E-post?

Det går att massuppdatera ditt kundregister i Fortnox genom att utföra en import. Det kan vara användbart om du exempelvis vill ändra fakturans Distributionssätt från Utskrift till E-post för samtliga kunder.

Börja med att exportera dina kunder till Excel från Fortnox:

1. Rapporter > Register och listor > Kundregister. Välj att ladda ner fil.

2. Öppna ett nytt Excelark. Välj i menyn Data > Från Text/CSV. Läs in dina kunder. Spara till ett Excelark.

Importera ditt Excelark till Fortnox:

1. Ditt företag > Import > Registerimport > Välj Kunder.

2. Ladda upp ditt Excelark

3. Koppla fält:

   1. name till Namn

   2. customer_number till Kundnummer

4. Sätt:

   1. Kundtyp till Företag

   2. E-dokument > Faktura - Leveranssätt till E-post.

Välj Lägg till nya och uppdatera existerande före du klickar på knappen Importera.

Vad kan jag göra om jag får ett felmeddelande?

Kontrollera om det tillfälligt är en driftstörning hos Fortnox via https://status.fortnox.se/ . Om ingen driftstörning föreligger, kontakta Simutek.

Hur aktiverar jag e-faktura för en kund?

1. Notera kundnummer från GKS: Hitta kundens kundnummer i GKS och använd samma kundnummer senare när du ska söka upp kunden i Fortnox.

1. Kontrollera organisationsnummer: Säkerställ att kunden har ett korrekt organisationsnummer i GKS kundregister. Om det saknas eller är felaktigt, lägg till eller uppdatera med rätt organisationsnummer.

1. Kolla kunduppgifterna i Fortnox: Om kunden redan finns i Fortnox, kontrollera att samma organisationsnummer är angivet. Om kunden inte finns i Fortnox, skapa kunden med samma kundnummer som i GKS och ange organisationsnumret.

1. Aktivera e-faktura i Fortnox: Gå till kunden i Fortnox och klicka på knappen "E-faktura" för att aktivera e-fakturatjänsten.

1. Sätt distributionssätt till E-faktura: När e-fakturatjänsten har aktiverats (kan ta några dagar), slå upp kunden och gå till Faktureringsuppgifter > E-dokument > Faktura > Distributionssätt och välj "E-faktura" för kunden.

1. Klart! Nästa gång du skickar en faktura från Fortnox till kunden kommer den att skickas som en e-faktura.

Återaktivera Fortnox

Har integrationen inte använts på över en (1) månad behöver den återaktiveras. Följ då följande steg:

Återaktivera Fortnox i GKS

1. Logga in i GKS Online.

2. Välj i menyn Invoicing > Settings.

3. Klicka på knappen Re-activate Fortnox.

4. Du tas nu till inloggningssidan hos Fortnox.

   Fyll i dina inloggningsuppgifter hos Fortnox och klicka LOGGA IN.

5. Klicka på knappen GODKÄNN BEHÖRIGHET.

6. Du tas tillbaka till GKS och får ett meddelande om att integrationen aktiverats.

7. Skicka nu över en order via GKS3 Invoicing för att bekräfta att det fungerar. Detta bör ske inom 10 minuter från att integrationen aktiverades.

Läs in kostnader från legoleverantörer

Det finns möjlighet att automatiskt läsa in kostnader från leverantörsfakturor i Fortnox som återrapportering i GKS3. Kostnaderna från legoleverantörerna blir därmed synlig från knappen Efterkalkyl för respektive order.

Registrera leverantörsfakturan i Fortnox

Vid kontering av en leverantörsfaktura fördelas kostnaderna ut på respektive arbetsorder i GKS3 genom att "tagga" konteringsrader i kolumnen Transaktionsinfo. Skriv AO: följd av arbetsordernumret, t.ex: AO:200210 i kolumnen.

Tagga kostnader med arbetsorderns nummer från GKS3 via kolumnen Transaktionsinfo.

Kontrollera att vald legoleverantör för leverantörsfakturan i Fortnox även finns upplagd i GKS3. De måste ha samma leverantörsnr/ID.

När du är klar med leverantörsfakturan klickar du på Bokför.

Hämta kostnaderna från GKS3 Invoicing

Starta GKS3 Fakturering och klicka på knappen Hämta återrapp.

Välj sedan ett datum för att hämta alla leverantörsfakturor som bokförts från och med denna tidpunkt. Denna tidpunkt kan sedan ligga kvar oförändrad.

Klicka på Ladda. Kostnader som hittades för dessa leverantörsfakturor visas nu i fönstret.

Förhandsgranskning av hämtade kostnader innan de sparas som återrapportering.

Om allt ser OK ut, klicka på Spara. Nu är samtliga kostnader återrapporterade i GKS3.

Du kommer inte se leverantörsfakturor som redan har sparats, så det finns ingen risk att det blir sparat dubbelt.

Återaktivera integration med nya behörigheter

Före första körningen behöver integrationen med Fortnox förnyas för att få tillgång till nya behörigheter (leverantörsfakturor). Detta behöver du bara göra en gång. Följ instruktionerna från Aktivera Fortnox i GKS.