Fortnox
Last updated
Last updated
Överför frisläppta order från GKS till Fortnox för fakturering och vidare bokföring.
Fakturanummerräknaren från Fortnox kommer användas.
Finns inte kunden i Fortnox kommer den att skapas i samband med första fakturan med följande uppgifter:
Kundnummer
Namn
Organisationsnummer
E-mail för fakturor
Landskod
Valuta
Fakturans leveranssätt (Utskrift eller E-post).
Finns kunden redan (baserat på kundnummer) uppdateras istället kunden i Fortnox vid alla efterföljande fakturor som skapas i Fortnox med följande uppgifter:
Namn
Organisationsnummer
E-mail för fakturor
Landskod
Valuta
Finns inte betalningsvillkor eller valuta från ordern skapas dessa i Fortnox.
Faktura skapas i Fortnox med uppgifter:
Kundnamn och kundnummer
Postadress
Fakturadatum och förfallodatum
Betalningsvillkor dagar
Valuta och valutakurs
Er referens (inkl. elektroniskt referens) och Vår referens
Ert ordernr (Beställningsnummer)
Fakturarader:
Försäljningskonto
Antal. Sätts alltid till 1.
Pris
Beskrivning
Momssats
Resultatenhet
Till fakturan (PDF) bifogas en bilaga med produktspecifikation över beställda trycksaker. Möjlighet finns att inaktivera detta för enskilda kunder.
Fakturan kan frivilligt även bokföras automatiskt i Fortnox.
Fortnox kommer utföra eventuell öresavrundning med det konto som är angivit i Fortnox.
Fakturadatum sätts normalt till dagens datum men kan ändras i klienten före överföring.
Nedan visas ett exempel på hur en faktura ser ut i Fortnox. Denna faktura kan sedan skickas till kunden via e-post eller som ett fysiskt brev:
Fortnox kräver ett À-pris med maximalt två decimaler på en fakturarader med belopp. Läs mer hur detta hanteras under rubriken À-pris.
Fortnox tillåter att text på en fakturarad få ha maximalt 256 tecken. Orderrader med mer text kommer att trunkeras.
Enbart förutbestämda försäljningskonton från Fortnox kommer att tillsättas fakturaraderna utefter orderns momssats och exportflaggor. Ev. konton satta på orderrader kommer ignoreras. De förutbestämda försäljningskontona är:
Försäljning inom, Sverige 25% moms
Försäljning inom, Sverige 6% moms
Försäljning inom, Sverige momsfritt
Försäljning export
Försäljning export, EU
Fortnox har inte stöd för att ange ett annat konteringsdatum/bokföringsdatum än fakturadatumet. Fakturan kommer alltid att bokföras på samma datum som fakturadatumet.
Fortnox har inte stöd för att rapportera fakturaradens belopp uppdelat över en resultatdimension. Statistikunderlag som produkten pris fördelat över resultatenheter skickas inte över.
Orderradens resultatenhet förs över till fakturaradens Kostnadsställe (Ks) i Fortnox. För produktrader sätts kostnadsstället till TS Trycksaker. För rabattrader sätts kostnadsstället RA Rabatt.
Finns inte kostnadsstället i Fortnox skapas det i registret. Befintliga kostnadsställen hålls uppdaterade i Fortnox med kod och beskrivning.
Önskas denna funktion behöver följande inställning i Fortnox sättas:
Inställningar > Fakturering > Kostnadsställen > Aktivera stöd för kostnadsställe: JA.
I GKS går det att ange antal och summa utan att uppge ett À-pris. Fortnox kräver däremot ett À-pris med maximalt två decimaler.
Trycksaker kan ha ett lämnat pris och en upplaga (ex) som inte går jämt ut. Dvs. ett uträknat À-pris skulle få mer än två decimaler.
Ett À-pris kan också vara missvisande för en kund om kunden tror att det är ett följandepris vilket inte är fallet för trycksaker med stora intagskostnader.
För egna orderrader går det i GKS att ha mer än 2 decimaler.
För att hantera detta och säkerställa att radsumman motsvarar det lämnade priset sätts antal (Lev ant) alltid till 1 och À-pris till det lämnade priset. Upplagan uppges istället i radens benämning, t.ex. (2000 ex). För egna orderrader krävs att du angett en enhet, t.ex. st, för att antalet ska skrivas ut.
Klicka på Marknadsplats (shopping bag ikon) i menyn.
Välj fliken Integrationer.
Sök efter integrationen: GKS
Klicka på knappen Köp hos integratör.
Du tas nu till Simuteks landningssida för Fortnox.
Fyll i formuläret längst ned och klicka Beställ.
Efter beställning får du inom ett dygn ett välkomstmejl från GKS. I detta mejl får du dina inloggningsuppgifter och länk för att aktivera kopplingen.
Logga in i GKS Online.
Välj i menyn Invoicing > Settings.
Sätt Economy system till Fortnox.
Fyll i de fem olika försäljningskonton som ni använder er av i Fortnox.
Klicka på knappen SAVE.
Klicka på knappen Activate Fortnox.
Du tas nu till inloggningssidan hos Fortnox.
Fyll i dina inloggningsuppgifter hos Fortnox och klicka LOGGA IN.
Klicka på knappen GODKÄNN BEHÖRIGHET.
Du tas tillbaka till GKS och får ett meddelande om att integrationen aktiverats.
Skicka nu över en order via GKS3 Invoicing för att bekräfta att det fungerar. Detta bör ske inom 10 minuter från att integrationen aktiverades.
Inför uppstartsmötet behöver du ha tillgång till följande:
Du sitter vid en dator med snabbhjälp.
Du kan starta och köra GKS3 från samma dator.
Du kan logga in till Fortnox med ditt egna konto.
Du har noterat vad nästa fakturanummer förväntas bli.
Det finns en frisläppt order som är klar att föras över till Fortnox.
Vi går igenom följande steg under genomgången:
Skicka följande uppgifter till Simutek:
Vilka olika försäljningskontonummer som ska användas (5 st)
Namn och e-post till de användare som ska utföra fakturering/överföring (minst 1 användare).
Följande moduler måste vara aktiverade i Fortnox:
Faktuering
Bokföring
Ändra inställning i Fortnox. Inställningar > Fakturering > Registreringsvy > Öresutjämning: Närmaste krona.
Kontrollera fakturanummerräknaren i Fortnox. Ändra den vid behov till vad nästa fakturanummer önskas bli via menyval: Inställningar > Fakturering > Nummerserier och OCR > Kundfaktura.
Gå till Meny > Fakturering. Kör igenom välkomstguide om Fortnox är nytt.
Kontrollera verifikationsserie för Kund: Inställningar > Fakturering > Verifikationsserier > Kundfakturor. Sätts normalt till K.
Kontrollera att bokföringen är förberedd. Dvs. att rätt räkenskapsår är aktiverat och att kontoplan i Fortnox är korrekt.
Ändra inställning i GKS:
Systeminställningar > System > Kundregister > Landskod tvingande.
Alla kunder behöver ha en landskod vald i kundregistret. Om många kunder saknar landskod kan Simutek skapa ett script som t.ex. sätter SE på alla kunder utan landskod.
Kontrollera att alla befintliga fakturor har förts över till Fortnox enligt den gamla metoden. Notera vad det senaste fakturanumret är.
Ta bort användarbehörigheter till faktureringsskärmen (Kund/Fakturera, Kund/Räntefakturera) i GKS3. Den vanliga fakturaskärmen i GKS3 kommer inte att användas längre eftersom fakturorna kommer att skapas i Fortnox.
Installation av ny GKS-faktureringsskärm på klienter.
Välj ut en första order som kan frisläppas från GKS3 och faktureras i Fortnox.
Överför ordern och kontrollera att den kommit in enligt förväntan i Fortnox.
Förhandsgranska fakturan från GKS3.
Har integrationen inte använts på över en (1) månad behöver den återaktiveras. Följ då följande steg:
Logga in i GKS Online.
Välj i menyn Invoicing > Settings.
Klicka på knappen Re-activate Fortnox.
Du tas nu till inloggningssidan hos Fortnox.
Fyll i dina inloggningsuppgifter hos Fortnox och klicka LOGGA IN.
Klicka på knappen GODKÄNN BEHÖRIGHET.
Du tas tillbaka till GKS och får ett meddelande om att integrationen aktiverats.
Skicka nu över en order via GKS3 Invoicing för att bekräfta att det fungerar. Detta bör ske inom 10 minuter från att integrationen aktiverades.
Det finns möjlighet att automatiskt läsa in kostnader från leverantörsfakturor i Fortnox som återrapportering i GKS3. Kostnaderna från legoleverantörerna blir därmed synlig från knappen Efterkalkyl för respektive order.
Vid kontering av en leverantörsfaktura fördelas kostnaderna ut på respektive arbetsorder i GKS3 genom att "tagga" konteringsrader i kolumnen Transaktionsinfo. Skriv AO: följd av arbetsordernumret, t.ex: AO:200210 i kolumnen.
Kontrollera att vald legoleverantör för leverantörsfakturan i Fortnox även finns upplagd i GKS3. De måste ha samma leverantörsnr/ID.
När du är klar med leverantörsfakturan klickar du på Bokför.
Starta GKS3 Fakturering och klicka på knappen Hämta återrapp.
Välj sedan ett datum för att hämta alla leverantörsfakturor som bokförts från och med denna tidpunkt. Denna tidpunkt kan sedan ligga kvar oförändrad.
Klicka på Ladda. Kostnader som hittades för dessa leverantörsfakturor visas nu i fönstret.
Om allt ser OK ut, klicka på Spara. Nu är samtliga kostnader återrapporterade i GKS3.
Du kommer inte se leverantörsfakturor som redan har sparats, så det finns ingen risk att det blir sparat dubbelt.
Före första körningen behöver integrationen med Fortnox förnyas för att få tillgång till nya behörigheter (leverantörsfakturor). Detta behöver du bara göra en gång. Följ instruktionerna från Aktivera Fortnox i GKS.
