Export av ekonomisk data

Som försystem erbjuder GKS3 Kalkyl för många olika sätt att exportera ekonomisk data till bokföringssystem, factoringbolag, redovisningsbyråer och andra ekonomisystem.

Vilken typ av export ska jag göra? GKS3 Kalkyl kan ta hand om all ekonomi fram till bokföring. Detta inkluderar fakturering med automatisk kontering, kundreskontra och leverantörsreskontra. Nyttjas ekonomifunktionerna i GKS krävs enbart en export av bokföringsdata.

Om ekonomiska funktioner efter fakturan ska ske i andra system är det lämpligt att en fakturaexport utförs. Det kan exempelvis vara om ett factoringbolag ska ta över fakturan.

Vill du att fakturan ska skapas i ett annat ekonomisystem för att därefter sköta all ekonomi i detta system? Då finns möjlighet till orderexport av frisläppta order.

Bokföringsdata (SIE Typ 4i)

GKS3 Kalkyl kan exportera verifikationsposter i det svenska standardformatet SIE.

Du väljer själv hur ofta du vill skapa en SIE-fil. Filen innehåller alla nya poster sedan förra exporten.

Filen innehåller poster:

  • Verifikationsposter för kundfakturor

  • Verifikationsposter för kundbetalningar (förutsätter modulen GKS3 Kundreskontra)

  • Verifikationsposter för leverantörsfakturor (förutsätter modulen GKS3 Leverantörsreskontra)

Fakturaexport till fil

GKS stödjer fler olika format på fakturaexport.

Du väljer vilket format du vill exportera till från GKS3 Kalkyl via Administratör > Systeminställningar > Företagsdata > Fakturaexport.

Standard (GKS)

Vårt egna format är att föredra om du själv vill läsa in data till ett egen system eller konvertera till ett annat format. Vid export skapas två filer med samma data men i olika format. Du väljer själv vilken av filerna du vill använda.

  • gksint.dat Textfil

  • gksint.xml XML-fil

Swedbank

Marginalen

DnbNor

SGfinans

Payex

Monitor

Orderexport

Fortnox

Överför frisläppta order från GKS till Fortnox för fakturering och vidare bokföring.

Funktionalitet

  • Fakturanummerräknaren från Fortnox kommer användas.

  • Finns inte kundnumret från ordern i Fortnox kommer kunden att skapas i Fortnox med följande uppgifter:

    • Kundnummer

    • Namn

    • Organisationsnummer

    • E-mail för fakturor

    • Landskod

    • Valuta

  • Finns inte betalningsvillkor eller valuta från ordern skapas dessa i Fortnox.

  • Fakturan bokförs i Fortnox.

  • Fortnox kommer utföra eventuell öresavrundning med det konto som är angivit i Fortnox.

Aktivera app i Fortnox

  1. Logga in i Fortnox.

  2. Klicka på Marknadsplats (shopping bag ikon) i menyn.

  3. Välj fliken Appar.

  4. Sök efter app-namn: GKS

  5. Klicka på knappen Skaffa/Aktivera.

Checklista igångkörning

  1. Simutek utför förberedelser:

    1. Simutek skapar upp nödvändiga användarkonton.

    2. Aktiverar authentication code

    3. Anger de fem försäljningskontonummer som används i Fortnox.

    4. Skapa och konfigurera en ny tenant med eget domännamn.

  2. Följande moduler måste vara aktiverade i Fortnox:

    1. Faktuering

    2. Bokföring

  3. Ändra inställning i Fortnox. Inställningar > Fakturering > Registreringsvy > Öresutjämning: Närmaste krona.

  4. Kontrollera att alla befintliga fakturor har förts över till Fortnox enligt den gamla metoden. Notera vad det senaste fakturanumret är.

  5. Ta bort användarbehörigheter till faktureringsskärmen (Kund/Fakturera, Kund/Räntefakturera) i GKS3. Den vanliga fakturaskärmen i GKS3 kommer inte att användas längre eftersom fakturorna kommer att skapas i Fortnox.

  6. Kontrollera fakturanummerräknaren i Fortnox. Ändra den vid behov till vad nästa fakturanummer önskas bli via menyval: Inställningar > Fakturering > Nummerserier och OCR > Kundfaktura.

  7. Installation av ny GKS-faktureringsskärm på klienter.

  8. Välj ut en första order som kan frisläppas från GKS3 och faktureras i Fortnox.

  9. Överför ordern och kontrollera att den kommit in enligt förväntan i Fortnox.

  10. Förhandsgranska fakturan från GKS3.

Begränsningar

  • Fortnox tillåter att text på en fakturarad få ha maximalt 50 tecken. Orderrader med mer text kommer att trunkeras.

  • Enbart förutbestämda försäljningskonton från Fortnox kommer att tillsättas fakturaraderna utefter orderns momssats och exportflaggor. Ev. konton satta på orderrader kommer ignoreras. De förutbestämda försäljningskontona är:

    • Försäljning inom, Sverige 25% moms

    • Försäljning inom, Sverige 6% moms

    • Försäljning inom, Sverige momsfritt

    • Försäljning export

    • Försäljning export, EU

  • Fortnox har inte stöd för specifikationer på fakturan. Varje produkt blir en fakturarad med dess produktbenämning, men produktens tryckspecifikationen kommer inte att inkluderas.

  • Fortnox har inte stöd för att ange ett annat konteringsdatum/bokföringsdatum än fakturadatumet. Fakturan kommer alltid att bokföras på samma datum som fakturadatumet.

  • Fortnox har inte stöd för att rapportera fakturaradens belopp uppdelat över en resultatdimension. Statistikunderlag som produkten pris fördelat över resultatenheter skickas inte över.

PowerOffice Go

Överför frisläppta order från GKS till en kundreskontrapost i PowerOffice.

Funktionalitet

  • För varje order skapas en kundreskontrapost (OutgoingInvoiceVoucher). Denna innehåller uppgifter:

    • Fakturanummer. Nästa fakturanummer räknas från det högsta fakturanumret av befintliga OutgoingInvoiceVoucher.

    • Fakturadatum

    • Förfallodatum

    • KID

    • Valuta - endast bokföringsvaluta (NOK) hanteras

    • Rader

      • Rad för pris med konto, belopp, pris, momskod

      • Rad för eventuell öresavrundning. Konto som angivits i GKS inställningar användas.

  • Om kundnummer (I PowerOffice, customer code) saknas skapas kunden i PowerOffice. I annat fall uppdateras den med uppgifter:

    • Kundnummer

    • Namn

    • Organisationsnummer

    • E-mail för fakturor

    • Valuta

  • Efter en överföring skapas en faktura i GKS3 som kan användas för utskrift eller e-mail.

    • Språk kommer att vara norska.

Aktivera app i PowerOffice Go

  1. Logga in på ditt konto i PowerOffice Go.

  2. Gå till menyval Instillinger och välj Utvidelser.

  3. Gå till Legg till utvidelse och välj Egendefinert.

  4. Klipp in koden dce9cfad-fafd-4ee6-8b4d-c9c0acd104d1 i fältet för Applikasjonsnøkkel.

  5. Kopiera och skicka Klientnøkkel till oss i ett e-mail.

Checklista igångkörning

  1. Simutek utför förberedelser:

    1. Skapar upp nödvändiga användarkonton.

    2. Skapar och konfigurera en ny tenant med eget domännamn.

    3. Konfigurerar vad första fakturanummer ska bli i PowerOffice.

  2. Sätt de försäljningskonton som används i PowerOffice:

    • Försäljning 25% moms (Salgsinntekt avgiftspliktig)

    • Försäljning momsfritt (Salgsinntekt, fritt innland)

    • Försäljning export (Salgsinntekt, avgiftsfri utland)

    • Försäljning export, EU (Salgsinntekt, utland inom EU)

    • Öresavrundning (Øresavrunding)

  3. Kontrollera att alla befintliga GKS-fakturor har förts över enligt den gamla metoden. Notera vad det senaste fakturanumret är.

  4. Ta bort användarbehörigheter till faktureringsskärmen (Kund/Fakturera, Kund/Räntefakturera) i GKS3. Den vanliga fakturaskärmen i GKS3 kommer inte att användas längre eftersom fakturorna kommer att skapas i Fortnox.

  5. Installation av ny GKS-faktureringsskärm på klienter.

  6. Välj ut en första order som kan frisläppas från GKS3.

  7. Överför ordern och kontrollera att den kommit in enligt förväntan i PowerOffice Go.

  8. Förhandsgranska fakturan från GKS3.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Aktivera app i Azure och Business Central

  1. Logga in på ditt konto i Azure Portal.

  2. Gå till Azure Active Directory.

  3. Gå till App registrations > New registration.

    • Name: GKS

    • Account types: Accounts in this organizational directory only (Contoso only - Single tenant)

    • Klicka Register.

    • Anteckna: Application (client) ID samt Directory (tenant) ID.

  4. Gå till Certificates & secrets > New client secret.

    • Description: GKS

    • Expires: 24 months

    • Klicka Add.

    • Anteckna värdet för Secret Value.

  5. Gå till API permissions > Add a permission > Microsoft APIs > Dynamics 365 Business Central > Application permissions.

    • Kryssa i: API.ReadWrite.All

    • Klicka Add Permissions.

    • Klicka på knappen Grand admin consent for (your org).

  6. Logga in på ditt konto i Business Central.

  7. Klicka på sökikon och skriv: Azure Active Directory Applications. Klicka på länken.

  8. Klicka New.

    • Client ID: (antecknat tidigare)

    • Description: GKS

    • User Groups: D365 FULL ACCESS (eller annan lämplig för ändamålet)

  9. Gå till Settings (kugghjulet) > Admin Center.

  10. Kontrollera att er miljö:

    • Har namn: Production

    • Har version: 18.3 (eller senare)

Se Using Service-to-Service (S2S) Authentication för fullständig dokumentation och steg gällande aktiveringen.