Export av ekonomisk data
Som försystem erbjuder GKS3 Kalkyl för många olika sätt att exportera ekonomisk data till bokföringssystem, factoringbolag, redovisningsbyråer och andra ekonomisystem.
Vilken typ av export ska jag göra? GKS3 Kalkyl kan ta hand om all ekonomi fram till bokföring. Detta inkluderar fakturering med automatisk kontering, kundreskontra och leverantörsreskontra. Nyttjas ekonomifunktionerna i GKS krävs enbart en export av bokföringsdata.
Om ekonomiska funktioner efter fakturan ska ske i andra system är det lämpligt att en fakturaexport utförs. Det kan exempelvis vara om ett factoringbolag ska ta över fakturan.
Vill du att fakturan ska skapas i ett annat ekonomisystem för att därefter sköta all ekonomi i detta system? Då finns möjlighet till orderexport av frisläppta order.
Du väljer själv hur ofta du vill skapa en SIE-fil. Filen innehåller alla nya poster sedan förra exporten.
Filen innehåller poster:
- Verifikationsposter för kundfakturor
- Verifikationsposter för kundbetalningar (förutsätter modulen GKS3 Kundreskontra)
- Verifikationsposter för leverantörsfakturor (förutsätter modulen GKS3 Leverantörsreskontra)
GKS stödjer fler olika format på fakturaexport.
Du väljer vilket format du vill exportera till från GKS3 Kalkyl via Administratör > Systeminställningar > Företagsdata > Fakturaexport.
Vårt egna format är att föredra om du själv vill läsa in data till ett egen system eller konvertera till ett annat format. Vid export skapas två filer med samma data men i olika format. Du väljer själv vilken av filerna du vill använda.
gksint.datTextfilgksint.xmlXML-fil
Överför frisläppta order från GKS till Fortnox för fakturering och vidare bokföring.
- Fakturanummerräknaren från Fortnox kommer användas.
- Finns inte kundnumret från ordern i GKS kommer kunden att skapas i Fortnox med följande uppgifter:
- Kundnummer
- Namn
- Organisationsnummer
- E-mail för fakturor
- Landskod
- Valuta
- Finns inte betalningsvillkor eller valuta från ordern skapas dessa i Fortnox.
- Faktura skapas i Fortnox med uppgifter:
- Kundnamn och kundnummer
- Postadress
- Fakturadatum och förfallodatum
- Betalningsvillkor dagar
- Valuta och valutakurs
- Er referens (inkl. elektroniskt referens) och Vår referens
- Ert ordernr (Beställningsnummer)
- Fakturarader:
- Försäljningskonto
- Antal. Sätts alltid till 1.
- Pris
- Beskrivning
- Momssats
- Fakturan bokförs i Fortnox.
- Fortnox kommer utföra eventuell öresavrundning med det konto som är angivit i Fortnox.
- Fakturadatum sätts normalt till dagens datum men kan ändras i klienten före överföring.
- 1.
- 2.Klicka på Marknadsplats (shopping bag ikon) i menyn.
- 3.Välj fliken Appar.
- 4.Sök efter app-namn: GKS
- 5.Klicka på knappen Beställ.
- 1.Logga in i GKS Online.
- 2.Välj i menyn Invoicing > Settings.
- 3.Sätt Economy system till
Fortnox. - 4.Fyll i de fem olika försäljningskonton som ni använder er av i Fortnox.
- 5.Klicka på knappen SAVE.
- 6.Klicka på knappen Activate Fortnox.
- 7.Du tas nu till inloggningssidan hos Fortnox.Fyll i dina inloggningsuppgifter hos Fortnox och klicka LOGGA IN.
- 8.Klicka på knappen GODKÄNN BEHÖRIGHET.
- 9.Du tas tillbaka till GKS och får ett meddelande om att integrationen aktiverats.
- 10.Skicka nu över en order via GKS3 Invoicing för att bekräfta att det fungerar. Detta bör ske inom 10 minuter från att integrationen aktiverades.
- 1.Simutek utför förberedelser:
- 1.Simutek skapar upp nödvändiga användarkonton.
- 2.Skapa och konfigurera en ny tenant med eget domännamn. Kontrollera åtkomst till lokal SQL-server över standardport.
- 2.Följande moduler måste vara aktiverade i Fortnox:
- 1.Faktuering
- 2.Bokföring
- 3.Ändra inställning i Fortnox. Inställningar > Fakturering > Registreringsvy > Öresutjämning: Närmaste krona.
- 4.Kontrollera fakturanummerräknaren i Fortnox. Ändra den vid behov till vad nästa fakturanummer önskas bli via menyval: Inställningar > Fakturering > Nummerserier och OCR > Kundfaktura.
- 5.Gå till Meny > Fakturering. Kör igenom välkomstguide om Fortnox är nytt.
- 6.Kontrollera verifikationsserie för Kund: Inställningar > Fakturering > Verifikationsserier > Kundfakturor. Sätts normalt till K.
- 7.Kontrollera att bokföringen är förberedd. Dvs. att rätt räkenskapsår är aktiverat och att kontoplan i Fortnox är korrekt.
- 8.Ändra inställning i GKS: Systeminställningar > System > Kundregister > Landskod tvingande. Alla kunder behöver ha en landskod vald i kundregistret. Om många kunder saknar landskod kan Simutek skapa ett script som t.ex. sätter
SEpå alla kunder utan landskod. - 9.Kontrollera att alla befintliga fakturor har förts över till Fortnox enligt den gamla metoden. Notera vad det senaste fakturanumret är.
- 10.Ta bort användarbehörigheter till faktureringsskärmen (Kund/Fakturera, Kund/Räntefakturera) i GKS3. Den vanliga fakturaskärmen i GKS3 kommer inte att användas längre eftersom fakturorna kommer att skapas i Fortnox.
- 11.
- 12.Välj ut en första order som kan frisläppas från GKS3 och faktureras i Fortnox.
- 13.Överför ordern och kontrollera att den kommit in enligt förväntan i Fortnox.
- 14.Förhandsgranska fakturan från GKS3.
- Fortnox tillåter att text på en fakturarad få ha maximalt 50 tecken. Orderrader med mer text kommer att trunkeras.
- Enbart förutbestämda försäljningskonton från Fortnox kommer att tillsättas fakturaraderna utefter orderns momssats och exportflaggor. Ev. konton satta på orderrader kommer ignoreras. De förutbestämda försäljningskontona är:
- Försäljning inom, Sverige 25% moms
- Försäljning inom, Sverige 6% moms
- Försäljning inom, Sverige momsfritt
- Försäljning export
- Försäljning export, EU
- Fortnox har inte stöd för specifikationer på fakturan. Varje produkt blir en fakturarad med dess produktbenämning, men produktens tryckspecifikationen kommer inte att inkluderas.
- Fortnox har inte stöd för att ange ett annat konteringsdatum/bokföringsdatum än fakturadatumet. Fakturan kommer alltid att bokföras på samma datum som fakturadatumet.
- Fortnox har inte stöd för att rapportera fakturaradens belopp uppdelat över en resultatdimension. Statistikunderlag som produkten pris fördelat över resultatenheter skickas inte över.
- För varje order skapas en kundreskontrapost (OutgoingInvoiceVoucher). Denna innehåller uppgifter:
- Fakturanummer. Nästa fakturanummer räknas från det högsta fakturanumret av befintliga OutgoingInvoiceVoucher.
- Fakturadatum
- Förfallodatum
- KID
- Valuta - endast bokföringsvaluta (NOK) hanteras
- Rader
- Rad för pris med konto, belopp, pris, momskod
- Rad för eventuell öresavrundning. Konto som angivits i GKS inställningar användas.
- Om kundnummer (I PowerOffice, customer code) saknas skapas kunden i PowerOffice. I annat fall uppdateras den med uppgifter:
- Kundnummer
- Namn
- Organisationsnummer
- E-mail för fakturor
- Valuta
- Efter en överföring skapas en faktura i GKS3 som kan användas för utskrift eller e-mail.
- Språk kommer att vara norska.
- 1.Logga in på ditt konto i PowerOffice Go.
- 2.Gå till menyval Instillinger och välj Utvidelser.
- 3.Sök upp GKS och lägg till.
- 4.Skicka Klientnøkkel till oss via vårt kontaktformulär som du finner på https://simutek.se/ . Nyckeln skickas därmed krypterat till oss med HTTPS över TLS.
- 1.Simutek utför förberedelser:
- 1.Skapar upp nödvändiga användarkonton.
- 2.Skapar och konfigurera en ny tenant med eget domännamn.
- 3.Konfigurerar vad första fakturanummer ska bli i PowerOffice.
- 2.Sätt de försäljningskonton som används i PowerOffice:
- Försäljning 25% moms (Salgsinntekt avgiftspliktig)
- Försäljning momsfritt (Salgsinntekt, fritt innland)
- Försäljning export (Salgsinntekt, avgiftsfri utland)
- Försäljning export, EU (Salgsinntekt, utland inom EU)
- Öresavrundning (Øresavrunding)
- 3.Kontrollera att alla befintliga GKS-fakturor har förts över enligt den gamla metoden. Notera vad det senaste fakturanumret är.
- 4.Ta bort användarbehörigheter till faktureringsskärmen (Kund/Fakturera, Kund/Räntefakturera) i GKS3. Den vanliga fakturaskärmen i GKS3 kommer inte att användas längre eftersom fakturorna kommer att skapas i Fortnox.
- 5.
- 6.Välj ut en första order som kan frisläppas från GKS3.
- 7.Överför ordern och kontrollera att den kommit in enligt förväntan i PowerOffice Go.
- 8.Förhandsgranska fakturan från GKS3.
- 1.
- 2.Gå till Azure Active Directory.
- 3.Gå till App registrations > New registration.
- Name:
GKS - Account types:
Accounts in this organizational directory only (Contoso only - Single tenant) - Klicka Register.
- Anteckna: Application (client) ID samt Directory (tenant) ID.
- 4.Gå till Certificates & secrets > New client secret.
- Description:
GKS - Expires:
24 months - Klicka Add.
- Anteckna värdet för Secret Value.
- 5.Gå till API permissions > Add a permission > Microsoft APIs > Dynamics 365 Business Central > Application permissions.
- Kryssa i:
API.ReadWrite.All - Klicka Add Permissions.
- Klicka på knappen Grand admin consent for (your org).
- 6.
- 7.Klicka på sökikon och skriv:
Azure Active Directory Applications. Klicka på länken. - 8.Klicka New.
- Client ID:
(antecknat tidigare) - Description:
GKS - User Groups:
D365 FULL ACCESS(eller annan lämplig för ändamålet)
- 9.Gå till Settings (kugghjulet) > Admin Center.
- 10.Kontrollera att er miljö:
- Har namn:
Production - Har version:
18.3(eller senare)
Se Using Service-to-Service (S2S) Authentication för fullständig dokumentation och steg gällande aktiveringen.
Överför frisläppta order från GKS till Visma eEkonomi för fakturering och vidare bokföring.
- Fakturanummerräknaren från eEkonomi kommer användas.
- Finns inte kundnumret från ordern i GKS kommer kunden att skapas i eEkonomi med följande uppgifter:
- Kundnummer
- Namn
- Organisationsnummer
- E-mail för fakturor
- Landskod och Postadress
- Valuta
- Kontering kommer att ske i eEkonomi utefter angivna artikelkonteringar. Ev. kontering utfört på orderrader i GKS3 kommer ignoreras.
- eEkonomi kommer utföra eventuell öresavrundning med det konto som är angivit i Artikelkonteringen.
- Fakturan är fortsatt redigerbar i Visma eEkonomi.
- 1.Kontrollera att tillägget API Integration är aktiverat under menyvalet Appar och tillval.
- 2.Kontrollera att det finns ett IBAN angivet för primärt Företagskonto under menyvalet Inställningar > Kassa- och bankkonton.
- 3.Kontrollera att nästa fakturanummer motsvarar önskat under menyvalet: Inställningar > Företagsinställningar > Faktureringsuppgifter > Nummerserier > Nästa kundfakturanr. Om detta fält inte är redigerbart behöver kontakt tas med Visma Support.
- 4.Kontrollera att öresavrundning är aktiverat under menyvalet: Inställningar > Företagsinställningar > Faktureringsuppgifter > Öresavrundning: Avrunda till hel krona.
- eEkonomi kräver att varje fakturarad har en angiven artikel. Artikeln styr senare konteringen. Vi lägger automatiskt upp och väljer artikel utefter orderns momssats:
- G1 för varor 25% moms,
- G2 för varor 6% moms,
- G3 för varor 0% moms.
- eEkonomi har en fast uppsättning betalningsvillkor. Ordern i GKS måste ett betalningsvillkor som finns inom eEkonomi för att den ska gå att faktura. I skrivande stund är betalningsvillkoren:
- 0 dagar netto
- 7 dagar netto
- 10 dagar netto
- 14 dagar netto
- 15 dagar netto
- 20 dagar netto
- 30 dagar netto
- 45 dagar netto
- 60 dagar netto
- 90 dagar netto
- 120 dagar netto
- eEkonomi har en fast mängd enheter att välja på för orderraden, såsom
st,kgochpkt. Då GKS tillåter fri text som enhet kommer den alltid översättas tillsti eEkonomi. - eEkonomi kräver att á-pris är positivt. För en GKS-order med negativt pris (t.ex. en kreditorder eller en rabattrad), anges detta belopp som positivt och vi sätter istället kvantiteten till negativt.
- eEkonomi har inte stöd för att rapportera fakturaradens belopp uppdelat över en resultatdimension. Statistikunderlag som produkten pris fördelat över resultatenheter skickas inte över.
- eEkonomi ser till kundens land för att avgöra om fakturan är export, samt huruvida denna export ligger inom EU. Flaggorna Export eller EU från GKS-ordern kommer att ignoreras vid skapandet av fakturan.