Skicka e-faktura från GKS

Genom direktintegrationen med Bankgirot kan du skicka e-fakturor direkt från GKS utan något behov av program eller tjänster från tredje part.

🇸🇪 Denna funktion gäller endast svenska kunder. För norska kunder finns istället möjlighet att skicka e-faktura i norsk standard EHF.

GKS BGC är en tilläggsmodul som nyttjar Bankgirots tjänster för e-fakturering. Fördelen med detta är att Bankgirot agerar som en central och säkerställer att e-fakturan blir skickad till rätt mottagare och i det format som mottagaren kräver. Det enda du behöver be din kund om är en s.k. ”e-fakturaadress” och sedan är du klar att börja e-fakturera.

E-faktura företag är en riktigt e-fakturatjänst där informationen går elektronisk direkt från GKS till slutkunden. Du går inte omvägen över inscanningslösningar som kräver manuella steg och som ofta är en källa för fel.

Vad krävs för att komma igång?

Du behöver ett avtal med ert lokala bankkontor för tjänsterna:

• Utställare av E-faktura företag (i formatet BGC Invoice)

• Kommunikationslösning Bankgiro Link

Följande banker stödjer tjänsterna:

• Danske Bank

• Handelsbanken

• SEB

Banken tar en avgift för tjänsten och prissättningen kan variera något. Det kan därför vara en fördel att ta in förslag från samtliga banker. Vanligtvis tas en avgift på någon krona ut per skickad faktura.

Den person eller personer som ska använda tjänsten i GKS behöver ha BankID på kort eller fil. Mobilt BankID stöds inte.

Du är fri att teckna avtal med vilken bank du önskar. Det finns inget krav på att det måste vara samma bank där du har ditt bankgironummer.

Vilka uppgifter behöver jag från en kund som önskar få e-faktura?

Kunden kommer att behöva uppge två uppgifter:

1. e-fakturaadress. Denna adress kan se ut på olika sätt, så ta även reda på om adressen du mottagit är ett organisationsnummer (vanligast), BGC-ID eller EAN/GLN.

2. Operatör (även kallat Intermediator eller VAN-operatör). Detta är den aktör som hanterar e-fakturatjänsten för kunden. Operatören är vanligtvis en affärsbank i Sverige, men andra exempel är Strålfors, Itella, Inexchange mfl. Se Bankgirots Intermediatorlista för en fullständig lista över alla ansluta operatörer.

De flesta företag beskriver hur man skickar e-faktura till dem på deras hemsida. För myndigheter är det dessutom ett krav att denna information finns tillgänglig via hemsidan.

Du behöver inte veta vilket e-fakturaformat (Svefaktura, PEPPOL BIS Billing 3, BgcInvoice etc.) din kund önskar mottaga fakturorna i. Om det krävs en konvertering sköter Bankgirot det automatiskt.

Är e-fakturaadressen ett PEPPOL-ID? Bankgirot är inte anslutna till PEPPOL-nätverket och det går därför inte att skicka till ett PEPPOL-ID. De allra flesta myndigheter har dock även möjlighet att ta emot e-faktura via en VAN-operatör.

Vad kommer kunden att se?

Hur kunden kommer att se e-fakturan beror på i vilket system kunden arbetar. Den nödvändiga informationen kommer finnas där, men inte utformad på samma sätt som era pappersfakturor och PDF-fakturor.

Kan man skicka påminnelser elektroniskt?

Nej, e-fakturatjänster bygger på att kundens system kommer att betala fakturan i tid. Om betalning inte sker finns fortfarande möjlighet att skriva ut påminnelse på tradionellt vis.

Behövs övriga programvaror eller tjänster?

Simutek har arbetat utefter att inga övriga programvaror ska behöva köpas in. Genom detta spar man pengar men kanske framförallt slipper arbeta i två system. Då detta är en riktig e-fakturalösning finns det heller inget behov av scanningstjänster.